Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger etter Åpenhetsloven
Perioden 1.7.2023 – 30.6.2024
Vedtatt av Gress Gruppen AS: 26. mai 2023
Revidert dato: 3. juli 2023 - mindre korrigeringer
Revidert dato: 30. januar 2023 - mindre oppdateringer
Revidert dato: 4. april 2024 – årlig revidering
Innledning og bakgrunn
Gress Gruppen AS som selvstendig aksjeselskap omfattes i utgangspunktet ikke av Åpenhetsloven med bakgrunn i sin størrelse.
Gress Gruppen AS har likevel besluttet å etterleve de forpliktelser og standarder som fremgår av lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (Åpenhetsloven)1. Loven pålegger større virksomheter å gjennomføre aktsomhetsvurderinger for å unngå negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i virksomhetens leverandørkjede. Informasjon om dette arbeidet skal gis til allmennheten.
Aktsomhetsstandarden i åpenhetsloven bygger på FNs retningsgivende prinsipper for ansvarlig næringsliv og menneskerettigheter (UN Guiding Principles – UNGP) og Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) sin veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Virksomhetene skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.
Regelverket innebærer at virksomheten er pålagt en plikt til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger. Plikten innebærer å:
a. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
b. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.
c. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger etter bokstav b
d. Følge med på gjennomføring og resultater av tiltak etter bokstav c
e. Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert etter bokstav c og d
f. Sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd.
Som det fremgår av åpenhetsloven, skal aktsomhetsvurderingene utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
I tråd med loven om å fremme større åpenhet om risiko for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, pålegges de virksomhetene som omfattes av loven å offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene. Åpenhet (transparens) er også en av Gress Gruppen AS kjerneverdier. Redegjørelsen skal minst inneholde:
-
en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
-
opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger
-
opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.
Dette dokumentet er utarbeidet for å redegjøre for de aktsomhetsvurderinger Gress Gruppen AS har utført i tråd med åpenhetsloven. Dokumentet vil oppdateres og offentliggjøres årlig innen 30. juni hvert år. Det vil også oppdateres ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.
Generell informasjon
Gress Gruppen AS er en strategisk innkjøpssammenslutning for store virksomheter innen HORECA bransjen, som fremforhandler leverandøravtaler med en årlig verdig på ca. 3 MRD NOK.
Datterselskapet Horecamarket AS er agent for Millum AS og leverer innkjøpsportalen Millum, som er den ledende elektroniske markedsplassen for HORECA markedet samt innkjøpsportalen GRESS.NET til medlemmene av Gress Gruppen AS. Den elektroniske markedsplassen har et totalt handelsvolum på ca. 10 MRD NOK. Gress Gruppen AS som selskap har en årlig omsetning på ca. 22 MNOK og har til sammen 3 ansatte og 12 årsverk tilknyttet virksomheten. Horecamarket AS har en årlig omsetning på ca. 55 MNOK og har 3 ansatte.
Gress Gruppen AS har medlemmer som Scandic Hotels, Radisson Hotel Group, Compass Group, Hurtigruten, Gate Gourmet, Torghatten, Olden Fjordhotel, O’Learys Group, Norlandia Hotel Group, Bitastad og Heimr. Våre medlemmer har en samlet årlig omsetning på ca. 22 MRD NOK i Norge, og i tillegg har flere av selskapene omfattende internasjonal virksomhet.
Gress Gruppen AS avdekker innkjøps-behov hos våre medlemmer. Behov, krav og volum danner deretter grunnlaget for anbud i leverandørmarkedet. Gress Gruppen AS signerer leverandøravtaler med utvalgte leverandører. De enkelte medlemskonsernene kjøper varer og tjenester basert på inngåtte leverandøravtaler. Hvert enkelt medlem utarbeider egne Code of Conduct iht. egen policy.
Organisering
Vår virksomhet er organisert som et aksjeselskap med forretningsadresse i Oslo. Selskapet er eid av Scandic Hotels, Compass Group Norge og Radisson Hotel Group, hvorav hver aksjonær har en eierandel på 33,34%.
Ledelsen i Gress Gruppen AS består av:
Administrerende direktør: Tor Tennvassås
Styreleder: Kathinka Friis-Møller, Compass Group
Styremedlem: Martin Löfgren, Scandic Hotels
Styremedlem: Ronald Smithjes, Radisson Hotel Group
Implementering
Gress Gruppen AS har implementert og forpliktet oss til å ivareta grunnleggende menneskerettigheter i tråd med «aktsomhetshjulet» for ansvarlig næringsliv, anbefalt av OECD og som henvist til i åpenhetsloven. Dette innebærer å:
-
Forankre ansvarlighet
-
Kartlegge og vurdere negativ påvirkning/skade
-
Stanse, forebygg eller redusere negativ påvirkning/skade
-
Overvåke leverandørkjeden
-
Kommunisere hvordan påvirkningen er håndtert
-
Sørge for, eller samarbeide om tiltak
Gress Gruppen AS har som mål høye standarder for kvalitet på vare- og tjenesteleveranser. Vi ønsker å være profesjonelle og etisk bevisste i måten vi driver virksomheten vår på. Våre retningslinjer for etisk handel beskriver hvordan vi skal opptre og håndtere vår virksomhet i forhold til medlemmene, medarbeidere, leverandører og eiere.
Virksomheten etterlever FNs retningsgivende prinsipper for ansvarlig næringsliv og menneskerettigheter og OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv. Vår overordnede tilnærming for å oppfylle våre forpliktelser styres gjennom vår policy for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Denne omfatter både vår egen virksomhet og de totale leverandørkjedene. Gress Gruppen AS har etablert en egen systematikk for kartlegging og oppfølging av de ulike leverandørkjedene.
Gress Gruppen AS sin metode for kartlegging og oppfølging av leverandørkjeder består av 3 hovedpilarer:
-
Nye anbud: 7 stegs metodeverk hvor analyser, kartlegging og prekvalifisering inngår. Sedex benyttes som verktøy ved kartlegging / prekvalifisering av potensielle nye leverandører etter behov. Avtaler som inngås med leverandørene, og herunder Code of Conduct regulerer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i kontraktsforholdet.
-
Eksisterende leverandører: Leverandørmassen er kartlagt og klassifisert. Alle leverandører har skriftlige avtaler og egen Pilot og Co-Pilot (Kategoriansvarlig) med ansvar for oppfølging av leverandøren. Oppfølingen baseres på systematiske aktsomhetsvurderinger med tilhørende rapportering, samt annen relevant rapportering. Risiko og avvik i leverandørkjedene følges opp kontinuerlig med fokus på forbedringer.
-
Kartlegging av risiko: Programvareløsningen Sedex benyttes som verktøy for kartlegging av risiko relatert til menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljø, sosiale spørsmål, styresett og risiko i leverandørkjedene (aktsomhetsvurderinger). Kartlegging og risikoområder presenteres i egne dashboards. Medlemmer av Gress har egne tilganger til dashboards.
Våre krav til ivaretakelse av arbeidstakerrettigheter, miljø, menneskerettigheter, anti-korrupsjon og dyrevelferd hos våre leverandører er regulert i avtalene med våre leverandører. Brudd på nevnte forpliktelser er å betrakte som brudd på leverandøravtalen. Vesentlig avtalebrudd kan i sin ytterste konsekvens medføre oppsigelse av leverandøravtalen.
Våre aktsomhetsvurderinger
Gress Gruppen AS gjennomfører i jevnlige risikovurderinger knyttet til kartlegging av negative konsekvenser og risiko for mennesker og miljø i vår leverandørmasse. Dette arbeidet er høyt prioritert internt hos oss, med avtalens pilot ansvarlig for kartlegging og den kontinuerlige oppfølgning arbeidet krever.
Fokuset i dette arbeidet er rettet mot avvik (konkrete funn og forbedringsområder), risikokartlegginger og kontinuerlige forbedringer. Arbeidet har til hensikt å avdekke konkrete avvik, håndtere disse, samt redusere risiko i vår leverandørkjede til et minimum.
Gjennom våre aktsomhetsvurderinger det siste året har det blitt avdekket vesentlige negative konsekvenser som Gress Gruppen AS har gjennomgått.
-
Rettighetsbrudd bak norsk tomatimport2 rapport av Fremtiden i våre hender – I rapporten blir en leverandør av Gress gruppen AS, Bama Storkjøkken, nevnt som en av grossistene som får levert tomater fra et grønnsaksdrivhus i Almeria, Spania, der det ble avdekket flere alvorlige rettighetsbrudd. I tråd med Gress Gruppen AS prosedyrer ble Bama kontaktet for å få bekreftet hvilke tiltak som hadde blitt gjort for å rette opp i avviket. Bama kan dokumentere at informasjonen i rapporten fra Fremtiden i våre hender ikke er korrekt, da Bama ikke har avtaler med/handler fra de aktuelle produsentene/gården der rettighetsbrudd ble oppdaget. Bama kan dokumentere hvor tomatene de handler kommer fra, og at disse stedene følger Bama sine etiske retningslinjer, UNGP, OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv og ILOs kjernekonvensjoner for anstendige arbeidsforhold. Gress Gruppen har gjennomgått dokumentasjon fra Bama og er tilfredse med leverandørens tiltak.
Vesentlige risikoområder i leverandørkjeden
Gress Gruppen AS sin virksomhet medfører at vi har en del leverandører og leverandørkjeder som vi vurderer å ha en såkalt iboende risiko.
Gress Gruppen AS samarbeider med en stor leverandørmasse og flere av disse leverandørene har igjen samarbeid med underleverandører utenfor Norge og Europa. Vi har identifisert høyere risiko knyttet til flere utenlandske underleverandører av våre leverandører. Vår vurdering er at utenlandske underleverandører med fabrikker og virksomhet i land, ikke i alle tilfeller har det samme fokuset på miljø og menneskerettigheter som vi ser hos leverandører i Norge og Europa. Dette er noe både vi og våre leverandører er klar over, og arbeidet med å kartlegge og redusere denne risikoen er ett kontinuerlig arbeid vi vil fortsette å rette fokuset vårt mot.
Flere av leverandørene er store aktører med relativt stor påvirkningskraft som på sin side har egne rutiner for å kartlegge og minimere risikoen. På bakgrunn av måten vi har organisert risikovurdering og oppfølging av leverandører i Gress Gruppen AS så kan vi med en viss sannsynlighet avdekke relevant risiko i leverandørkjedene. Identifiserte forbedringsområder og eventuelle brudd på våre retningslinjer følges opp i samarbeid med leverandørene.
Under følger eksempler på kategorier som har høy iboende risiko i sine leverandørkjeder:
-
Råvarer – produksjon og innhøsting av kaffe, frukt, grønt og andre råvarer.
-
Tekstiler – produksjon av sengetøy, håndduker og andre tekstiler.
-
Bemanning – innleie av personell fra land utenfor Norden.
-
Hvitevarer og elektronikk – utvinning av råvarer, produksjon av deler og kompenter i underleverandør kjeder.
-
Kjemikalier – produksjon og behandling av kjemikalier og såpe produkter.
Tiltak for å begrense risiko i leverandørkjeden
Gjennom etiske retningslinjer for leverandører (CoC - Code of Conduct) kommuniserer vi tydelig vår forventning til at våre leverandører følger UNGP, OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv og ILOs kjernekonvensjoner for anstendige arbeidsforhold. Vi stiller krav om at våre leverandører igjen skal kreve det samme av sine underleverandører.
Dersom det oppdages brudd på menneskerettigheter og grunnleggende standarder for anstendig arbeid hos en leverandørs konsern, hos deleide selskaper/underenheter, hos franchisetakere, lisenstakere, samarbeidspartnere, eller leverandørens kontraktsmedhjelpere, eller vesentlig risiko for slike brudd, skal Gress Gruppen AS informeres om dette omgående.
Disse kravene er inkludert i avtalene med våre leverandører. Dersom det avdekkes potensielle eller faktiske brudd i leverandørkjeden, følger vi opp gjennom dialog og samhandling med den aktuelle leverandøren og aktuelle parter, som f.eks. fagforeninger. Dersom vi vurderer at leverandørens tiltak ikke er egnet til å avverge/rette bruddet, skal bruddet anses som et vesentlig avtalebrudd.
Gress Gruppen AS har arbeidet med ytterligere karlegging av leverandørkjeden både i og utenfor Europa, og arbeider videre med sikte på å øke vår kunnskap om leverandørkjeden utenfor Europa, på bakgrunn av vår konkludering om høyere iboene risiko for vesentlige og faktiske negative konsekvenser. Gress Gruppen AS er klar over at det har blitt avdekket vesentlige og faktiske negative konsekvenser i flere av de kategoriene vi selv har vurdert med en høy iboende risiko i leverandørkjeden, disse har blitt fulgt opp i tråd med Gress Gruppen AS prosedyrer og blitt fokusert på i vårt arbeid for å begrense risikoen i leverandørkjeden.
Samlet sett er det vår vurdering at tiltakene som nevnt over kan forventes å bidra til økt mulighet Gress Gruppen AS til å fange opp risiko for brudd på de formål som åpenhetsloven skal ivareta. Målet vårt er at tiltakene skal bidra til å rette opp negative konsekvenser dersom dette er nødvendig.
Oslo, 04. april 2024
for Gress Gruppen AS
Tor Tennvassås Adm. Dir.
1 https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2021-06-18-99
